Revista digital para profesionales de arquitectura de interiores, diseño y arte.

, / 8477 0

WORKPLACE II . ¿Preparados para el cambio?

SHARE
Share Button

 

¿PREPARADOS PARA EL CAMBIO?

Ya vimos en un primer post WORKPLACE, ¿si tu oficina fuera así? “ como el cambio en los hábitos de trabajo están favoreciendo lo que se denomina el “trabajo flexible” que permite conciliar la vida familiar con una mayor productividad y un ahorro por parte de las empresas al optimizar sus espacios y por tanto sus costos.

Pero la implantación de este sistema de trabajo no es apto para todas las empresas, y, en  la que lo es, tampoco es fácil conseguir su aceptación sin reticencias  por parte del personal habituado a su espacio “terrenal” fijo. 

Para ello , desde el punto del diseño deberemos de seguir una premisas que  Jose Luis Sánchez-Concha,  Arquitecto experto en estrategia y diseño de espacios de trabajo, explica en “Nework y la oficina flexible ¿Cómo se hace?”  de la que os extraemos un resumen:

Lo primero que hay que hacer es sencillo: Observar.

 Mida la ocupación del espacio. Como comentamos en un artículo anterior, en la mayoría de los casos nos vamos a encontrar con que la ocupación del espacio está en torno al 50%.

El método es sencillo: hay que pasear por la oficina un par de veces al día – en horas de trabajo “normales” – y contar el número de puestos de trabajo ocupados, activos (en uso pero la persona no se encuentra en ése momento) y vacíos. El resultado es, en la mayoría de los casos, sorprendente.”

oficina-gente-trabajando

Hacer participar a los empleados, en la medida de los posible en el proyecto asegura la adaptación posterior a la nueva metodología. Así no les pilla de sorpresa ni como una imposición de la Dirección……..

“Otra fantástica herramienta es la encuesta online. Aunque hay que tener cuidado con el tipo de información que compartimos (es posible que el proyecto no sea conocido por todos los empleados) tener información directa de las personas afectadas por el proyecto es siempre muy importante.

Si tenemos la excelente costumbre de realizar encuestas sobre el entorno de trabajo, habrá que procurar incluir siempre alguna pregunta relacionara a los hábitos de trabajo, las preferencias de localización para trabajar, la facilidad para encontrar espacios adecuados, etc.

Tómese su tiempo para revisar la información, para conversar con las personas y estar muy preparado para presentarse ante la alta dirección de su empresa.Hoy en día tenemos la suerte de contar con numerosos ejemplos de implementación de oficinas flexibles. Conseguir testimonios, casos de éxito y best practices, tanto en el mismo tipo de negocio como en otros, será siempre un excelente herramienta de “venta”.

Workplace

Otro de las dificultades a veces es convencer a los directivos…………

“Principalmente existen dos motivos: el primero es que pueden tener la sensación de que van a perder algo que ahora mismo tienen (puede ser un despacho o una porción de espacio) y el segundo es que siempre existe cierto temor de gestionar un equipo sobre el que no se tiene control directo – es decir, tenerlos a todos “a la mano”.

IMG_7692

Para cada uno de ellos es conveniente trazar una estrategia:

“Por ejemplo, al director financiero habrá que hablarle (principalmente) de números, de optimización de costos y de contención del gasto; Al director de RR.HH. habrá que hablarle de atracción y retención del talento; al director de marketing habrá que hablarle de la expresión de la marca en las oficinas… etc. Hay que prepararse mucho, conocer el negocio para hablarles “en su idioma” y conseguir empatía.

 

Si en cambio la iniciativa parte de la Dirección el éxito está asegurado y entonces se hace imprescindible  LA COMUNICACIÓN

“Comunicación, comunicación, comunicación…….

Una vez conseguido el primer “triunfo” – convencer a los jefes – es momento de implementar un plan de comunicaciones sólido.

Pensar que los mismos directores van a preocuparse en comunicar los beneficios del proyecto a los mandos medios, y estos a su vez van a preocuparse de comunicarlo a sus equipos, es un error, ya que el negocio tiene sus prioridades y la transformación de la oficina no es una de ellas.Hay que crear la prioridad, o lo que en change management se llama el sentido de la urgencia. Es muy importante que las personas entiendan por qué estamos proponiendo este cambio, y que hagan suyo el discurso.

Comenzaremos con entrevistas individuales con los diferentes mandos medios (managers o jefes de equipo) para comprender la dinámica de trabajo de sus equipos.

No haga preguntas directas del tipo:

¿Cuántas personas de su equipo son (o pueden ser) trabajadores flexible? O

¿Están satisfechos con el entorno actual?

Ya que seguramente nos dirán que ninguna, que todos los miembros del equipo deben estar en la oficina todo el tiempo, etc.”

 

null

Worklounge Steelcase

Hay que evitar que se sientan amenazados en su “zona de confort” y que se cierren al cambio con preguntas tipo:

 

¿Qué % de tiempo dedicamos a trabajar en equipo versus a trabajar en solitario?

– ¿Las reuniones son programadas o espontáneas? ¿en que % aproximadamente?

– ¿Cuánto tiempo dedicamos a realizar trabajo individual?

– ¿Conoce ejemplos de otras oficinas? ¿Algún elemento que le haya gustado especialmente de su oficina actual o de alguna otra?

steelcase workplace

Steelcase 360º

Es recomendable tratar estos temas a nivel individual con directores y mandos medios para que en caso de rechazo, sea más fácil manejar la situación aisladamente que si se crea una complicidad entre varios , apoyados por el grupo. Por el contrario:

 “Una vez que conozcamos bien a las personas y tengamos identificados a nuestros “agentes del cambio” (aquellos que son positivos frente a la idea) debemos procurar potenciar su influencia en el grupo.”

 

El siguiente paso son los empleados y para ello, lo más efectivo es crear  talleres de 8 a 10 personas  con las que se deberán explorar minuciosamente las claves de los espacios de trabajo .

 “….., es cuando comenzamos el proceso de “educación” y a definir los protocolos de utilización del nuevo entorno.

Si fuera posible, utilice este grupo o grupos para realizar consultas sobre algunas ideas de diseño, involucrarles en el proceso de diseño de la nueva oficina puede ser clave para ganar su aceptación.

sentis1

SENTIS. FORMA5

Como consejo podría apuntar:

Mucho cuidado con generar expectativas equivocadas. Es muy normal mostrar imágenes de otros espacios o entornos de trabajo para “inspirar” a las personas a que acepten una nueva propuesta… pero debemos recordar que las personas asumirán que el nuevo entorno de trabajo se va a ver “igual”… si su presupuesto es ajustado, preocúpese de buscar ejemplos que puedan ser equivalentes en términos de costos y de “look”.

 

Cuando presente propuestas de diseño a las personas, evite utilizar elementos y gráficos muy técnicos. Cuando una persona ve un plano muy “acabado” sentirá que no va a tener ninguna influencia, que ya todo está decidido.

Presente sus propuestas en “borrador” con algunos gráficos hechos a mano si es posible. Hay que procurar mantener siempre canales de comunicación abiertos para recibir feedback, tanto de las personas que participan directamente en el proceso como de aquellas que no están tan presentes.

Recuerde que al final les afectará y podría verse en una situación en la que le reclamen no haber sido “consultados” sobre el proceso.”

infoarquitectura-render3D

infoarquitectura-render3D

De nuevo la comunicación con todos los implicados en fundamental y para ello podría dedicar una cuenta de mail donde podrían enviar comentarios/o preguntas . Piense que deben convertirles en “empleados 3.0” y puede generarse desconfianza………..

 

Recuerde que es un proceso que requiere mucho trabajo y dedicación y que contar con un experto en el tema puede significar la diferencia entre un gran éxito o seguir con el mismo modelo.

 

Una vez recabados todos los datos y establecidas las estrategias de implantación es cuando debemos analizar desde el punto del Diseño todos los puntos a tener en cuenta y donde el profesional debe  poner en marcha todos sus mecanismos para generar el mayor orden y la mayor eficiencia en el nuevo espacio.

10deco

 

 

 

Deja un comentario

Your email address will not be published.

PASSWORD RESET

LOG IN